Après quelques semaines de ‘peaufinage’, mon second système GTD est également activé au bureau. Et oui, un deuxième ! Il y a une raison essentielle à cela : ma situation quelque peu ‘ambiguë’ fait que mon GTD complet ne doit pas apparaître au bureau. J’utilise donc parallèlement un GTD bien plus générique que celui-ci dont je décris la mise en place sur plusieurs séries d’articles. Certains devineront assez vite le pourquoi d’une telle contrainte ; )
Ce choix m’apporte un grand avantage : lorsque je mets les pieds au bureau, tous mes projets externes ne peuvent que faiblement impacter sur ma gestion personnelle. Toutes mes listes ne comportent que des éléments liés au bureau, rien d’autre.
Cet article détaille les outils et la structure avec laquelle il a été mis en place sur mon lieu de travail.
Le choix des outils
Mon job actuel consiste globalement en de la conception et développement d’applications orientées web. Je me déplace rarement et lorsque je ne travaille pas directement depuis mon bureau, c’est en télétravail avec un accès direct sécurisé sur nos données (si vous souhaitez des infos pour comment mettre cela en place, faites-moi signe !).
Les items (les entrées dans mes listes) proviennent essentiellement de trois sources :
- les emails
- les meetings
- les autres tâches lâchées dans le coin de la figure par le boss à tout moment (et oui, il faut en tenir compte dans la mise en place d’un système de listes!)
Pour ces raisons, j’ai choisi de constituer intégralement mon GTD de manière informatisée. Il devait être extrêmement simple et rapide pour moi d’ajouter un nouvel item dans une de mes listes sans devoir interrompre mon travail actuel, surtout par rapport à la troisième source, citée ci-dessus.
Les possibilités pour répondre à de tels besoins sont multiples : logiciels dédiés, PIM (personal information managers), outils de collaboration (groupwares, intranets, etc.), clients de messagerie (Outlook particulièrement), outils de management de projets, fichiers de texte bourrin, etc.Le choix est vaste, que ce soit au niveau des fonctionnalités recherchées qu'au niveau du budget.
Ce qui est intéressant dans ma situation c’est que j’ai déjà tout cela au bureau : un intranet, un groupware de surcroît ! MS Outlook, MS Excel, MS Project, Thunderbird, un synchroniseur Palm. Mais il faut le dire: ces outils sont sympathiques et bien jolis mais je les trouve insupportables dans une gestion personnelle. Sortant du clavier d'un développeur 'vendant' ce genre d'outils, il y a de quoi se poser des questions ! J'ai trouvé une réponse, mais ce n'est pas l'objet de cet article.
Comme le précise si bien le « gourou » David Allen (créateur de GTD) : toute modification dans l’outil de gestion personnelle doit être :
- Rapide;
- Attrayante.
Pour tout vous dire, je suis d'abord passé par notre module « projets ». J'ai ensuite migré sur les tasklists de Outlook. Ca n'a pas duré longtemps. Pour finalement arriver sur un fichier texte.
Oui, un simple fichier texte ! Il s’ouvre en moins d’une seconde, se modifie à ma vitesse de frappe au clavier et s’enregistre également à la vitesse du disque dur ! Que demander de plus ? Ah si. Je vois les plus attentifs là bas au fond de la class : la messagerie…
Pour la messagerie, je suis resté sur Outlook Express. Pourquoi changer une équipe qui gagne ?
En détails : le fichier texte
Le fichier ouvert, capturé ci-dessous, est la représentation de mon choix dans les listes qui me paraissent nécessaire dans mon quotidien. Il est constamment ouvert, soit en arrière-plan, soit en premier plan. Dans ces situations, le double écran est parfois bien utile !
Comme vous pouvez le constater, toute mon activité est essentiellement coordonnée par 5 listes :
- Les hautes priorités ;
- Les prochaines actions ;
- Les délégations ;
- Les trucs à ne pas oublier dans la journée ;
- Les communications à transmettre autrement que par e-mail, si le collaborateur vient vers mon bureau ;
Les hautes priorités (high)
Cette liste doit rester vide. Il est très rare qu’elle contienne plus d’un élément mais cela arrive tout de même. Lorsqu’un élément est dans cette liste, il a la priorité absolue sur tout le reste.
Les prochaines actions (waiting for)
Cette liste regroupe les prochaines actions dans les différents projets auxquels je suis actuellement rattaché. Attention : il ne s’agit pas de TOUTES les étapes nécessaires pour la réalisation d’un projet ! Le critère de sélection ici ne doit pas être la faisabilité mais uniquement le temps nécessaire à la réalisation de la tâche (et éventuellement le contexte).
Il est donc possible qu’il y ait plusieurs prochaines actions dans un même projet : chacune d’entre elles est un sous projet à elle seule et n’influe pas sur le déroulement d’une autre tâche.
Les délégations (waiting for)
Il y a là les items pour lesquels l’action doit être réalisée par une autre personne et dont j’attends un feedback. Je peux ainsi en tout temps savoir ce que j’attends de quelqu’un d’autre.
Les trucs à ne pas oublier (regular)
Je me force à lire cette section deux ou trois fois dans la journée. Le contenu peut varier selon les périodes mais me rappelle plus ou moins ce que je ne dois pas oublier de manière générale, et non de manière ponctuelle (un agenda sert à cela).
Les communications (comm)
Il arrive que je doive transmettre une information ou discuter avec un autre collaborateur de vive voix. Ces entrées vont dans cette liste.
En détails : la messagerie
Ma messagerie professionnelle n’est pour ainsi dire pas ma plus grande source d’information. Une grande quantité de messages sont des messages générés automatiquement par des système de surveillance, de sécurité, ou encore de maintenance. Le reste consiste essentiellement en des communications internes, ou des documents de référence pour tel ou tel projet.
Comme vous pouvez le constater dans la capture ci-dessous, l’organisation de ma messagerie reflète directement ces besoins :
Ma messagerie se compose essentiellement de quatre zones :
- La boîte de réception (le in-basket dans un système GTD)
- Les prochaines actions (next)
- Les projets en cours
- Les références
La boîte de réception
Vide. La capture a été faite quelques minutes avant que je ne quitte le bureau. C’est un des principes fondamentaux d’une méthode de gestion de l’information : le point d’arrivé doit être régulièrement vidé. Tout ce qui s’y trouve n’a pas été traité, tout ce qui a été traité ne dois pas y retourner !
Mais où est le reste ?
Les prochaines actions
Tout message attendant une prochaine action de ma part est déposé dans ce dossier. En cliquant sur ce dossier ‘next’, je vois instantanément tout ce qui est en attente d’une réponse le plus fréquemment.
Les projets
Les projets en cours pour être plus précis. Ce dossier contient tous les échanges par courrier électronique concernant des projets actuels, en pleine progression. Chaque projet a lui-même son dossier.
Lorsqu’un projet est reporté, terminé (ça peut arriver les miracles) ou annulé, il est parachuté dans la zone ‘références’.
Les références
Il y a tout le reste. Tout ce qui a été traité mais qui ne nécessite pas une action particulière, qui ne peut être jeté à la poubelle, et qui ne concerne pas un projet actif. C’est la mine d’or, la base de connaissances, tout y est depuis mon arrivée dans cette société, classé, trié et accessible via de simples recherches.
En détails : les actions datées
Ici aussi, tout ce qui est daté sort de ma vue. Le but est que l’information ne me soit transmise qu’en temps et heure voulue. J’utilise pour cela un simple outil de rappel, il en existe une multitude sur le net, gratuits ou payants.
L’ajout d’un rappel est extrêmement rapide, un clic sur la barre des tâches et cette fenêtre apparaît. Je décris la tâche, je précise s’il s’agit d’une alerte précise (à une certaine date et heure) ou calculée (dans un certain temps) et je clique sur ok. Je sais que je peux faire confiance à cet outil, même après un plantage de l’ordinateur, et c’est à mon avis le critère le plus important !
Dernières précisions avant de conclure
Où sont les autres tâches ?
Soit dans le cahier de charges, soit dans un échéancier. C’est dans ce dernier que nous définissons les étapes des projets. J’y pioche mes ‘prochaines tâches’ au fur et à mesure.
Et quand une tâche est terminée ?
Les plus observateurs ont sûrement remarqué un ascenseur dans le fichier. Chaque item terminé est simplement parachuté vers le bas, j’y ajoute la date actuelle au cas où. De temps en temps je purge ce fichier et quand le moral baisse je n’ai qu’à le regarder pour voir tout ce que j’ai fait ; )
Conclusion
Voici donc un exemple de système d’organisation personnelle très fortement inspiré de la méthodologie GTD. La solution globale n’est pas onéreuse, est extrêmement rapide d’accès et permet également les opérations standard de maintenance (sauvegardes) sans contraintes. Dans un prochain article je présenterai le système GTD tel que je l'ai implémenté en dehors de mon boulot, à savoir, afin de gérer ma vie privée, et.......
C'est donc un exemple parmi d’autres, merci pour votre attention et c'est maintenant à vous de jouer ci-dessous si vous avez des questions, remarques ou propositions!
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