Mindsweep : faire le ménage dans sa tête!

Publié le par M. Supercoach

Voilà un titre d’article bien prometteur. Je vous vois déjà penser tout doucement « Ca y est, il va encore nous pondre dix pages de blabla pour faire quelque chose de simple ! »

Et bien non, ce sera effectivement très court ! Enfin, je vais essayer…


Le mindsweep est un terme utilisé par David Allen dans sa méthode GTD ; il décrit un processus , sous forme de jeu, visant à faire le vide dans l’esprit en sortant le contenu pour le placer sur un support physique. Il peut se traduire en français comme « faire le ménage dans l’esprit »


Pour pouvoir jouer à ce jeu et surtout, GAGNER, il y a deux règles :

  1. En commençant ce jeu, vous vous engagez à relire le support que vous allez créer.

    L’idéal est de le relire deux ou trois fois dans la première journée et d’y faire les ajouts nécessaires. Puis une fois par jour, pendant deux ou trois jours d’affilée. Finalement, vous le mettrez à jour au moins une fois par semaine. La durée d’un mindsweep est d’un mois.

  2. Le support choisi pour votre mindsweep peut être changé à tout moment.

    Il ne doit pas être figé ! Pour commencer je vous propose de prendre un bloc de feuilles de papier vierge (sans lignes ni carrés) et un crayon. Les technophiles choisiront sûrement un traitement de texte, c’est un réflexe louable mais ils seront beaucoup moins libres dans l’expression et l’organisation de leurs idées.

Si le mindsweep se déroule bien, vous allez inévitablement ressentir le besoin de le rendre le plus accessible possible. C’est là que le support privilégié vous apparaîtra : votre PDA, une feuille, des post-it, un bloc-notes, votre téléphone portable, votre ordinateur portable, un document Word, des fichiers textes sur une clé USB, un blog, un wiki, etc.

Quelques conseils pour le support de votre mindsweep : vous devez pouvoir le mettre à jour rapidement et simplement plusieurs fois par jour. Il sera peu encombrant et techniquement simple d’utilisation.



C’est tout ! Vous n’avez que deux règles à respecter. Je récapitule :
  1. Maintenir le support à jour durant un mois;
  2. Adapter le support ou le faire évoluer selon vos besoins.

Pouvez-vous respecter ces deux engagements ?


Préparation

Votre premier mindsweep durera 15 minutes.

Assurez-vous de ne pas être dérangée durant cette première partie. Eteignez vos téléphones, le téléviseur, la radio, les outils de messagerie instantanée ou le client e-mail. Vous méritez ces 15 minutes de votre vie, ne l’oubliez pas !  (Pour les maniaques de l’urgence, sachez que si une information réellement urgente doit vous être transmise, elle vous sera finalement transmise même si l’on n’a pas pu vous atteindre durant 15 minutes !)


Vous allez commencer par créer plusieurs zones.

Si vous avez choisi les feuilles de papier, prenez une feuille par zone. Vous les réduirez plus tard. Si vous avez choisi un support électronique, faites des ‘chapitres’ ou des ‘documents’. Il faut néanmoins que vous puissiez avoir toutes les zones visuellement accessibles. 

Voici les noms de ces zones et leur intitulé respectif:

  1. EN ATTENTE : J’attends sur ces personnes…
  2. PROJETS : Je suis impliqué dans ces projets…
  3. A FAIRE : Mes tâches à réaliser…
  4. UN JOUR, PEUT ETRE : Mes rêves, envies, objectifs personnels…
  5. AGENDA : Mes prochains rendez-vous… 
  6. REFERENCE : A titre de référence…

Cela fait en tout 6 zones. Créez ces zones avec leur titre et leur intitulé! Comme le montre l'image ci-dessous:



Si vous voyez précisément comment remplir ces listes, vous pouvez descendre quelques paragraphes plus bas. Sinon, continuez la lecture ci-dessous pour obtenir des informations sur ces listes.


Voici comment remplir ces zones:

EN ATTENTE
Vous y placerez toutes les actions dont vous attendez un résultat par une autre personne. Quelques éléments : votre conjoint-e, vos enfants, vos collègues, vos amis, votre patron. Les résultats peuvent être des ‘réponses à des questions’, des documents, des informations diverses.
Exemples :

  • (Serge) me doit 120 francs
  • (Aline) liste des modifications à effectuer pour le projet ARA
  • (Marc) réponse pour voyage Milan


PROJETS
Vous y placerez les projets dans lesquels vous êtes actuellement impliquée, personnellement ou professionnellement. Pour rappel : considérez un projet comme un objectif global à atteindre pour lequel il faudra réaliser plusieurs actions.

Exemples :
  • (perso) blog supercoach
  • (perso) déménagement
  • (perso) vente de la voiture
  • (prof.) sélection d’un outil CRM
  • (prof.) recrutement d’une stagiaire marketing
  • (prof.) nouvelle proposition du règlement interne
  • (prof.) audit du projet K2000


A FAIRE
C’est ici qu’entreront tous les éléments faisant actuellement pression sur vous. Ils peuvent être personnels ou professionnels. Leur point commun ? Ce sont des actions que vous devez réaliser et ceci, à court terme !

Exemples :
  • (perso) faire la vaisselle
  • (perso) paiement de l’impôt échelonné
  • (perso) rappeler la secrétaire de l’institut
  • (perso) article : le mindsweep
  • (perso) appeler fred pour repas
  • (perso) faire un backup de mes emails
  • (perso) appeler le garagiste pour évaluation de la voiture
  • (prof.) contacter le boss pour contrat K2000
  • (prof.) mettre à jour l’agenda partagé
  • (prof.) réaliser le cahier de charges pour la future stagiaire
  • (prof.) lire contrat K2000

remarque : il y a de fortes chances pour que certains de vos éléments ‘A FAIRE’ concernent des éléments placés dans la feuille ‘PROJETS’.



UN JOUR, PEUT ETRE
Vous y placerez des éléments pour lesquels vous n’êtes pas disponible actuellement. Ces idées vous tiennent à cœur et vous aimeriez les réaliser ou y apporter votre contribution à moyen terme.

Exemples :
  • visiter Pékin
  • visiter Kyoto
  • visiter Paris
  • partir en week end avec ma chère et tendre
  • prendre des cours de photographie
  • concevoir la nouvelle apparence du blog supercoach


AGENDA
Dans cette zone seront placées toutes vos obligations envers d’autres personnes et pour lesquelles une heure a été définie. Il peut être tentant d’y placer des ‘actions’ ou des ‘tâches’ mais ne cédez surtout pas à cette tentation !

Exemples :
  • lundi : séminaire CRM 14h
  • lundi : dîner - marc 19h
  • mardi : karaté 16h au lieu de 18h !
  • jeudi : déjeuner – anciens du collège, SIP 12h30
  • jeudi: cours « réseautage », école des arches, 18h
  • vendredi : physio 8h30
  • samedi: déjeuner – maman 12h
  • samedi : anniversaire céline 21h


REFERENCE
Dans cette zone, entrez-y tout ce qui va vous passer par la tête, que vous ne devez surtout pas oublier mais qui ne demande aucune action spécifique.

Exemples :
  • Marc MAJEUR : tél +41 22 145 89 12
  • Paiement leasing mars 2003 payé le 24 février
  • Liste : sept critères pour un bon recrutement

Bon. Je ne sais pas trop quoi mettre ici mais vous voyez le concept : on place dans ‘REFERENCE’ tout ce qui doit être noté quelque part mais on ne sait pas exactement où.


C'est parti...
Votre support est prêt, vous avez défini vos zones, vous disposez de quinze minutes de tranquillité, vous pouvez commencer à remplir ces feuilles.  Remplissez-les sans trop réfléchir, il n’y a pas d’ordre précis, suivez les idées telles qu’elles se présentent à votre esprit !

Continuez la lecture de cet article à la fin de votre mindsweep !


Bilan (déjà?)

Si vous avez bien joué le jeu, vous devriez avoir des éléments dans toutes les feuilles. Certaines seront plus remplies que d’autres, c’est tout à fait normal. Certaines ne sont pas du tout remplies : c’est également normal !

Vous disposez devant vous de la première ébauche d’une « photo » de vous, dans votre vie, votre quotidien, vos projets et vos ambitions. Bien entendu : cette photo n’est complète, il n’est pas possible de tout pouvoir placer dans ces supports en seulement quinze minutes.

C’est la raison pour laquelle vous vous êtes engagée à revenir sur votre support d’ici quelques heures. Puis demain. Puis après demain. Puis après quatre jours, puis chaque semaine. Jusqu’à la fin du mois de mars.

Nous en discuterons d’ici là, avec quelques précisions tout au long du parcours pour vous aider à mieux réaliser votre mindsweep !

Pendant toute la partie, n’hésitez pas à venir poser vos questions dans les commentaires de cet article. J’essayerai d’y répondre de la manière la plus précise possible.

Je vais moi aussi jouer ce jeu. Je placerai  mes feuilles dans mon sac, je pourrai ainsi également les compléter si des idées me viennent à l’esprit lorsque je ne suis pas chez moi. Je publierai l’état de ces feuilles au fur et à mesure qu’elles évolueront, si elles évoluent ...

 
 
Décidemment.......j'ai de nouveau pondu un roman. =/

Publié dans GTD

Commenter cet article

antonio 26/03/2007 11:18

@Marc
Ah ça c'est encourageant comme commentaire!

Je fais encore malheureusement partie de ces personnes qui n'osent pas se lancer à leur compte mais je ne perds pas espoir ;)

Marc 25/03/2007 20:53

Bonjour,

votre propos est très pédagogique... si ce n'est déjà fait je vous suggère de franchiser GTD et de l'enseigner!

Hicham Cairo 28/02/2006 00:33

Trés enrichissant comme toujours et je trouve que c'est une belle approche pour qui veut s'initier au GTD.

Je rajouterais que c'est pas mal de classifier justement les catégories en Urgent et important puis pas important à titre d'exemple ;-) mais ça je le conçois ça vient un peu aprés.