Trois trucs pour augmenter votre productivité !

Publié le par Antonio

…surtout si vous travaillez devant un ordinateur…

1) Préparez votre journée !
2) Ne vous laissez pas interrompre !
3) Connaissez votre ennemi : écoutez-vous !

 

Préparer sa journée…

Comment savoir si l’on a atteint des objectifs si l’on en a pas ? Pas besoin d’un outil de gestion de projets, un simple bloc-notes et un crayon suffisent !

Commencez par mettre sur papier vos objectifs de la journée. Ici aussi, la règle de 3 ou de 7 peuvent être de bonnes habitudes. Selon la règle de 3 : 1 objectif prioritaire, 2 objectifs secondaires. Selon la règle de 7 : 1 ou 2 objectifs prioritaires, 4 ou 5 objectifs à atteindre et 1 objectif bonus.

Il est primordial que vos objectifs soient de vrais objectifs et non des projets à eux seuls : vous devez les atteindre !


Ne pas se laisser interrompre…

Chaque interruption dans votre travail est une perte de concentration, donc de temps, donc d’argent pour votre boss  et finalement vous rend moins performant pour vous-même.

Apprenez donc à gérer les interruptions. Il y a généralement quatre grands groupes d’interruptions :

- vos collègues ;
- le monde extérieur (téléphone, e-mail, mobile, …) ;
vous-même (pause pipi, pause hem, pause mniam mniam, pause clope) ;
- les urgences et les imprévus ;

Les collègues sont des humains... Ils héritent donc de toutes leurs qualités mais aussi de leurs défauts. C’est à vous de savoir communiquer votre besoin de concentration, il est important que vos collègues, et surtout le patron, sachent que vous ne devez pas être dérangé(e).

La clé du succès est dans les derniers mots : « ils doivent savoir. » Donnez-leur donc des indicateurs de concentration. Certaines personnes ont besoin de peu d’indicateurs et vous voir travailler suffira à les éloigner. D’autres en revanche, auront besoin d’une pancarte (n’oubliez jamais : l’humour est le meilleur moyen de transmettre un ordre !) voire de se sentir en territoire ennemi en vous approchant (placez des photos de famille, personnalisez votre poste de travail, placez des écouteurs sur vos oreilles pour qu’ils croient que vous ne les entendrez pas, etc.)

Le monde extérieur peut vous agresser via les outils de communication que vous leur proposez. Il y a la messagerie, la messagerie instantanée (MSN, ICQ, Yahoo messenger et autres), votre ligne directe et votre cellulaire (oui , cellulaire !)

Ces outils doivent être désactivés lorsque vous travaillez.

Relisez la phrase ci-dessus si vous avez l’impression d’avoir lu de travers, on ne sait jamais ! Non je ne suis pas idiot en vous conseillant cela, il y a bien sûr des ‘moments’ pendant lesquels vous pourrez les activer !

Vous avez des besoins. Ce serait idiot de ne pas les satisfaire, surtout vos besoins physiologiques. Il y a deux sortes de besoins physiologiques importants dans ce cas: les besoins d’évacuation (les toilettes en gros) et les besoins de détente.

Les premiers vous sont clairement signalés par votre corps, en revanche, dans le second cas, tout dépend de votre propre niveau d’écoute personnelle. Beaucoup ne s'écoutent pas eux-mêmes, c'est aujourd'hui une certitude mondialement reconnue!

On sait également que si l’on se place en situation de détente, l’on sera objectivement plus à l’écoute de soi. Il est donc préférable de privilégier les moments de détente, auquel cas, si nécessaire, vous passerez par les toilettes. Evitez l’inverse : un besoin pressant vous coupe en pleine zone de productivité, vous vous déconcentrez et en profitez pour dire bonjour à la jolie nouvelle secrétaire. Productivité en chute libre !

Bref, planifiez une ou deux zones de relaxation par demi-journée, durant lesquelles vous profiterez de satisfaire et vos besoins de détente et vos besoins d’élimination.


Les urgences et les imprévus sont imprévisibles mais on peut tout de même s’arranger pour réduire leur impact. C’est la spécialité des assureurs, non ?

Une règle d’or : prévoyez 10% de votre temps quotidien pour des imprévus. Ainsi, vous pourrez même peaufiner votre boulot si aucune catastrophe ne vient vous perturber dans votre douce et voluptueuse journée !


Connaître son ennemi…

Nous venons de le voir ci-dessous, le principal problème dans tout cela, c’est vous ! Vous êtes influençable, à la merci de vos collaborateurs, atteignable en tout temps par votre maman et votre copine, accroupi devant le patron et en plus : vous devez aller aux toilettes !

La priorité NUMERO UN dans une recherche de productivité est de savoir :

quand pouvez-vous être productif ?
- pendant combien de temps ?

Et ne répondez pas ‘huit heures par jour’ comme votre patron. Ce serait totalement hypocrite.

Votre productivité a certaines propriétés:

Elle suit une courbe similaire à une courbe de distribution standard ‘gaussienne’ : elle monte et elle descend.

Elle est cyclique : vous avez plusieurs zones de productivité par jour.

Elle est variable : une ou deux zones de très haute productivité, une ou deux zones de haute productivité.

Connaissez-vous vos zones de productivité ? Non, sinon vous ne liriez pas aussi loin cet article ;)

Le truc ici est simplement 1) de s’écouter 2) de prendre note de ce que vous observez. Essayez d’être inatteignable durant toute la phase de reconnaissance. Cela peut durer plusieurs jours mais c’est pour votre bien ! Identifiez quand vous êtes le plus performant durant votre journée et pendant combien de temps. Combien de pauses vous sont nécessaires, combien de cigarettes, etc.

Si vous êtes quelqu’un de pas trop anormal, vous trouverez deux zones de haute productivité, une le matin, une en fin d’après midi. Celle du matin dure trois heures environ, celle de l’après midi deux heures.

Après avoir enfin identifié vos zones de production, vous serez 1) plus intelligent-e (sisi !) 2) plus apte à organiser votre journée.

Placez vos pauses de manière judicieuse : les plus éloignées au possible de votre pic de production !

Effectuez le travail de routine dans les pics inférieurs : vérifier les emails, surfer, dire bonjour à la secrétaire, discuter avec votre team de l’avancement des projets, améliorer un truc qui vous dérangeait depuis peu, etc.


Pour conclure !

Mieux se connaître, mieux percevoir son environnement et en prendre le contrôle.

Trois ‘petits’ trucs pour mieux gérer votre productivité au boulot ou dans la vie de tous les jours. Faites-en bon usage et n’hésitez pas à partager vos expériences en bas de cet article !!


Publié dans Gérer

Commenter cet article

antonio 21/10/2005 22:17

Salut jashugan!
Non, rien lu de tel. Tu as des ressources à m'indiquer pour que je jette un oeil?

P.S.: je te lis depuis quelques jours. Tu rejoins FutureBlogs (Genève) quand tu veux hein ;)

jashugan 21/10/2005 22:11

Alors ça c'est dingue!!!
T'aurais pas lu une méthodologie qui se nomme le FUM ?
ON m'a saoulé avec ce truc pendant longtemps au sujet des objectif, mieux se connaitre et principalement; comment utiliser les ressources de vos subordonnés...
Bon, drôle et intéressant (je suis pas lord of compliments...mais je suis sincère) alors je suis tes astuces: je me fais de la pub : http://jashugan.tooblog.fr
Je suis sur un blog francais (la honte) mais je suis genevois.

remy66 14/10/2005 00:05

He bien moi je n'aipas tout compris au sujet de la règle de 3 ou de 7 ?? je ne la vois pas dans le résultat de ma recherche ?
Sinon, je trouvbe ton blog top!!

antonio 04/08/2005 13:17

"comment lutter contre la démotivation dû à un travail très chiant, rébarbatif et qui donc, nous rend moins productif ??!"

;) Tu touches en effet là un point'faible' de cet article!

Il y a effectivement beaucoup de facteurs de motivation mais on va sûrement en venir à se demander deux choses: 1) les managers 'concernés' par un manque de motivation de leur team souhaitent vraiment appliquer ces méthodes ou non 2) sommes-nous assis au bon poste de travail.

Ce sera souvent la seconde réponse je crois...

Le yoga est aussi une bonne solution, paraît-il, j'en ai entendu parler qu'en bien. D'ailleurs, pas mal de 'grands noms' de l'économie pratiquent une forme de yoga dans leur quotidien.

Pour la méthode du tazer, n'oublions pas qu'il s'agit de nous motiver ;)

A suivre, et merci pour ton feedback!

K-Surf 04/08/2005 12:26


Très interessant et exhaustif article =)

cependant, n'oublions pas un paramètre:

comment lutter contre la démotivation dû à un travail très chiant, rébarbatif et qui donc, nous rend moins productif ??!

on s'équipe d'un tazer ou on demande à notre employeur d'engager un bourreau équiper d'un fouet en cuir avec au bout: des mini pointes en acier inoxydable ? :D

vu que tout est dans le mentale, je crois qu'il est préférable de s'initier yoga, ptet que ça nous aidera à développer notre esprit et prendre du plaisir dans notre boulot si jouissif :D