La phase de collecte - 3

Publié le par Antonio Fontes

Troisième volet de 'La phase de collecte', je vous propose ici de mettre en place de manière extrêmement simple un système de management personnel grâce à des outils à portée de tous budgets!


Votre première version de GTD - simple mais efficace!

C’est LA question cruciale de la méthode GTD, celle que toute personne va se poser inévitablement: "Comment coordonner tout cela et avec quels outils ?".

David Allen propose de choisir « Comme vous vous le sentez! »

Mon interprétation de ceci est :
  • Utilisez l’informatique seulement et seulement si vous avez de l’affinité avec; 
  • Ne choisissez pas une méthode trop limitative; (facile à dire hein!)
  • Faites simple!

Le meilleur compromis, selon plusieurs retours d’expérience, d’un système GTD efficace est un mélange de technologies : un soupçon d'informatique et un bon vieux couple papier/crayon feront l'affaire de 99% des besoins!

Bien entendu, je triche un peu dans la mesure où je connais déjà la suite de la méthode et j’ai déjà mon idée sur l’outil que je vais utiliser. Mais pour maintenir cet article à un niveau accessible, je vais respecter surtout ma troisième règle ‘faire simple’. Cette première version d'un système de management personnel va donc se constituer de simples documents textes, gérés via le plus simple des outils : le bloc-notes.


Mise en oeuvre du système

Voici les détails de mise en place du système. La liste des documents va s’agrandir un peu mais pour démarrer, c’est suffisant.

Sur votre bureau, créez un dossier ‘@GTD’, puis ouvrez-le.
Créez ensuite dans ce dossier, les fichiers suivants :

‘gtd-prochaines-actions.txt’
‘gtd-projets.txt’
‘gtd-contacts.txt’
‘gtd-anniversaires.txt’
‘gtd-agenda.txt’
‘gtd-delegations.txt’
‘gtd-a-faire-un-jour.txt’
‘gtd-references.txt’
‘gtd_in-basket.txt’


Pourquoi un underscore ‘_’ pour in-basket ?

Il sera toujours placé tout en haut de la liste de fichiers, sans pour autant déranger l’œil par sa structure différente.

Pourquoi mettre ces fichiers dans un dossier ?

Imaginez que vous utilisez ce système depuis six mois. Faites un clic droit sur le dossier ‘@GTD’ et sélectionnez ‘rechercher’. Vous pourrez effectuer une recherche dans les contenus de tout le dossier et ainsi trouver encore plus rapidement que Google ce que vous cherchez !

Quelle est la différence entre ‘agenda’ et ‘prochaines-actions’ ?

Placez uniquement dans ‘agenda’ les actions qui ne sont pas strictement verrouillées à une date précise. La méthode GTD prévoit que vous parcourrez le fichier ‘prochaines-actions’ à une fréquence suffisante pour ne pas manquer des actions à réaliser.

Que faut-il noter dans ‘prochaines-actions’ ?

Tout ce que vous devez absolument faire dans les temps à venir et qui ne doit pas nécessairement être fait à un moment précis de l’année.

Il y aura donc des actions liées à vos projets, vos obligations maritales ou parentales, les cadeaux à acheter, les documents à terminer pour le patron, le rapport à réaliser pour la supérieure, le coup de fil à passer au plus vite au médecin, le rendez-vous à prendre pour le chat, etc.

Attention à ne pas confondre avec le fichier ‘a-faire-un-jour’, qui lui contient tout ce que vous aimeriez ou envisagez de faire : lectures, sorties, visites, achats, cds, voyages, projets, etc.

Que faut-il placer dans ‘projets’ ?

Tous les projets en cours. La méthode GTD les nomme les ‘boucles ouvertes’ (open loops). Par définition un projet se constitue par un ensemble de tâches menant à un but unique. Si vous avez donc plusieurs tâches ayant pour but d’atteindre un but commun, c’est qu’il y a un projet derrière. Le projet peut être ‘en cours’ ou ‘terminé’. Le mieux est de placer les projets terminés en bas du fichier, et les projets ‘en cours’ en haut du fichier.

Remarque : il y a les projets ‘à faire un jour’. Ceux-ci iront dans le fichier ‘gtd-a-faire-un-jour.txt’.

Que faut-il placer dans ‘contacts’ ?

Vos contacts. Nom, prénoms, adresse, numéro de téléphone, site web, adresse de courrier électronique et société concernée. Classez-les par nom de famille. Vous pourrez les retrouver par n’importe quel autre critère si nécessaire.

Placez-y aussi les restos en les préfixant par leur type de cuisine : italienne, française, chinoise, indienne, etc.

Que faut-il placer dans ‘anniversaires’ ?

La date d’anniversaire suivie du nom et du prénom :

    2005-09-04 marc c.
    2005-10-12 sandro r.
    2005-10-14 aline f.
    2005-10-16 mireille A.
etc.

Attention : classez le fichier par date d’anniversaire et surtout pas par nom, il deviendrait inutile !!!


Que faut-il placer dans ‘agenda’ ?

L’agenda a un système de classement très précis pour être efficace. Le terme de référence est ici le ‘tickler-file’. Je ne sais pas quelle est sa traduction française (si quelqu’un la connaît…).

Le tickler-file constitue l’un des piliers de votre système de gestion personnelle. Il s’agit du fichier avec lequel il faudra être le plus rigoureux. Pour l’instant, placez simplement toutes les opérations datées dans leur ordre chronologique, du haut vers le bas, en ignorant les dates ‘vides’ :

    2005-09-05
    - repas avec marc à 19h au monte-cristo
    - 14h : visite des locaux de Microsoft pour éventuel achat

    2005-09-08
    - repas avec tony 20h au monte-cristo
    - 13h kiné
    etc.

Nous verrons plus tard comment optimiser ce système et le rendre bien plus efficace !


Que faut-il placer dans ‘delegations’ ?

Le fichier de délégations contient toutes les opérations qui doivent être réalisées par une autre personne, et dont vous attendez un retour. Le contenu sera structurée de manière relativement simple :

Antonio F.  – doit me donner son avis sur mon méo de vendredi
--
Patrick A. – doit me rendre mon Suntzu.


Que faut-il placer dans ‘a faire un jour’ ?

Tout ce pourquoi vous vous êtes dit ‘je le ferai peut être’, ‘je le ferai sûrement’, ‘faudrait que je fasse ça une fois’, etc.

Il y aura donc sûrement des projets, des noms de livres, de films à voir, à louer, des cds à acheter, des lieux à visiter, des restos où manger, des gens à revoir un jour, etc.


Que faut-il placer dans ‘références’ ?

Le fichier ‘références’ fera l’objet d’un article à lui tout seul. A suivre donc !


Que faut-il placer dans ‘in-basket’ ?

Le fichier ‘in-basket’ fera l’objet d’un article à lui tout seul. A suivre donc !


Comment séparer chaque entrée dans les fichiers?

Comme bon vous semble ! Deux lignes vides, trois, quatre, un ‘x’, une ligne de ‘=’, trois @ de suite, peu importe. Il faut cependant être rigoureux avec ce choix et s’y tenir !

Pour ma part, je laisse toujours des lignes vides entre chaque entrée mais le séparateur est une ligne avec un simple tiret ‘-‘. J’ai pris l’habitude de le reconnaître.


N’y a t’il pas une meilleure organisation ?

Si. Mais elle viendra plus tard. Elle consistera simplement à séparer le contenu de certains fichiers en plusieurs sous-fichiers. Donc rien n’est perdu !


Est-ce suffisant pour démarrer ?

Non. Il vous manque l'explication du fonctionnement des fichiers 'reference'  et 'in-basket' pour démarrer le processus. Après cela, vous pourrez démarrer!


D’autres questions ?

N’hésitez pas à ajouter vos commentaires !

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