L'art d'une boîte de réception vide
Pour être honnête, je ne pensais pas y arriver si vite. Plus particulièrement, si peu de temps après avoir terminé la première collecte et premier traitement de mon in-basket physique. Soyons pragmatique : c’est terminé : ma boîte de réception est vide et je voulais en partager certains points avec vous.
Inbox : vide !
Il faut admettre que j’ai quelque peu triché : j’utilisais déjà des méthodes de filtrage et d’organisation de messagerie avant d’activer GTD. Tout mon système de priorités était en place, je sais toujours à qui je dois répondre dans les 10 minutes, la journée ou la semaine, les listes de diffusion sont toutes traitées automatiquement. Mais la boîte de réception ne se vidait tout de même pas !
Ne pas quitter la boîte de réception sans accord direct !
Qu’est-ce qui ne jouait pas ? Je crois que la plus grave erreur est d’avoir laissé les messages quitter la boîte de réception sans mon autorisation. Des courriers étaient ‘hors de vue’ car déjà classés, bien qu’encore non lus et mon esprit devait les considérer comme du « faut que je lise ça, mais pas maintenant ! »
Mon conseil : n’hésitez pas à créer des filtres pour vos messages mais respectez scrupuleusement la règle ci-dessous :
Seul le courrier non sollicité (le spam en gros) peut être
autorisé à sortir de la boîte de réception sans votre approbation !
Et les listes de diffusion ?
Il est tentant de classer automatiquement les messages dans leur dossier respectif. Très tentant. Mais c’est un piège ! Le message est ainsi classé et a ainsi de fortes chances d’échapper à votre flux de traitement de la boîte de réception.
filtrés, mais pas rangés!
L’une des forces de la méthode GTD et sûrement d’autres méthodes de gestion personnelle est cette mise en place d’un point d’arrivée UNIQUE de toute l’information. Le seul moyen d’obtenir la « ceinture noire » est donc de tout faire arriver en un point.
Il ne faudra cependant pas confondre ‘point d’arrivée unique’ et ‘désordre’ ! Les clients de messagerie sont tous équipés de systèmes de filtrage automatique et surtout : d’actions automatiques, via les règles de messagerie! Il faut donc les utiliser.
Je conseille trois approches :
- par les dossiers (moins efficace)
- par les couleurs (plus efficace)
- par les labels (ceinture noire)
L’approche dossiers (celle que j’ai pour l’instant, mais ne me copiez pas) vous permet d’effectuer un premier tri rapide des messages. Malheureusement, bien que toujours dans la boîte de réception, la création de sous-dossiers peut inconsciemment vous désolidariser de ces conteneurs et vous faire oublier leur existence.
Il existe cependant un dossier à placer dans la boîte de réception : le courrier prioritaire ! Le repérage du courrier prioritaire mérite une discussion à lui seul alors, passons !
La seconde approche, des couleurs, est bien plus efficace. Tous les messages restent dans la boîte de réception et vous ne les perdez pas de vue. Cependant, les messages sont déjà visuellement repérables et vous pourrez y appliquer soit le système de contextes (voir GTD) ou un système de priorités (rouge, jaune, vert, gris, etc.)
La troisième approche, les labels, est à mon avis la plus puissante : le décodage visuel est rapide,il peut être combiné aux couleurs (encore plus rapide) et surtout : vous permettre un filtrage par mots si la quantité de messages devient conséquente. Seul hic : il faut posséder un client de messagerie capable de le faire. Outlook Express ne semble pas permettre de labelliser les sujets de messages dans les règles de messagerie. Dommage !
Finalement, certains choisissent le mode ‘digest’ dans les listes de diffusion. A savoir : un message résumant tous les échanges de l’heure, de la journée, voire de la semaine. A oublier immédiatement : les idées ne sont pas séparées et vous devez recréer le conteneur vous-même pour le placer à la bonne place si vous ne souhaitez pas stocker du bruit. A oublier donc !
De multiples comptes
Les comptes de messagerie sont gratuits. L’époque où l’on doit payer pour un service de messagerie performant, fonctionnel et disposant d’assez d’espace disque est révolue ! (Si vous n’avez pas de compte GMail (accès web ou POP, sécurisé, 2go d'espace disque, comptes illimités avec le temps), contactez-moi par e-mail pour que je vous y invite.) Les clients de messagerie sont eux aussi tous prêts à cela. Alors ne vous gênez pas : profitez-en !
Créez un compte de messagerie par ‘thème’ ou ‘audience cible’. Si vous participez à des listes de diffusions, disposez d’un compte par ‘thématique’. Par exemple : management, informatique, insectes, personnel et professionnel.
les comptes multiples, à l'oeuvre
L’utilisation d’un client de messagerie sera ainsi inchangée mais vous pourrez néanmoins en cas de nécessité accéder à vos comptes (via web ou téléphone portable) sans devoir passer au travers de plusieurs dizaines de messages inutiles dans votre contexte.
Voici pour les nouveautés dans ma gestion de la messagerie, qui semble à présent me permettre de nettoyer ma boîte de réception de tous messages après avoir pris la décision de les placer soit dans @reference, @un-jour, @a-faire, ou Poubelle !
Merci GTD ! ;)