Et bien non, ce sera effectivement très court ! Enfin, je vais essayer…
Le mindsweep est un terme utilisé par David Allen dans sa méthode GTD ; il décrit un processus , sous forme de jeu, visant à faire le vide dans l’esprit en sortant le contenu pour le placer sur un support physique. Il peut se traduire en français comme « faire le ménage dans l’esprit »
Pour pouvoir jouer à ce jeu et surtout, GAGNER, il y a deux règles :
- En commençant ce jeu, vous vous engagez à relire le support que vous allez créer.
L’idéal est de le relire deux ou trois fois dans la première journée et d’y faire les ajouts nécessaires. Puis une fois par jour, pendant deux ou trois jours d’affilée. Finalement, vous le mettrez à jour au moins une fois par semaine. La durée d’un mindsweep est d’un mois. - Le support choisi pour votre mindsweep peut être changé à tout moment.
Il ne doit pas être figé ! Pour commencer je vous propose de prendre un bloc de feuilles de papier vierge (sans lignes ni carrés) et un crayon. Les technophiles choisiront sûrement un traitement de texte, c’est un réflexe louable mais ils seront beaucoup moins libres dans l’expression et l’organisation de leurs idées.
Si le mindsweep se déroule bien, vous allez inévitablement ressentir le besoin de le rendre le plus accessible possible. C’est là que le support privilégié vous apparaîtra : votre PDA, une feuille, des post-it, un bloc-notes, votre téléphone portable, votre ordinateur portable, un document Word, des fichiers textes sur une clé USB, un blog, un wiki, etc.
Quelques conseils pour le support de votre mindsweep : vous devez pouvoir le mettre à jour rapidement et simplement plusieurs fois par jour. Il sera peu encombrant et techniquement simple d’utilisation.
C’est tout ! Vous n’avez que deux règles à respecter. Je récapitule :
- Maintenir le support à jour durant un mois;
- Adapter le support ou le faire évoluer selon vos besoins.
Pouvez-vous respecter ces deux engagements ?
Préparation
Votre premier mindsweep durera 15 minutes.
Assurez-vous de ne pas être dérangée durant cette première partie. Eteignez vos téléphones, le téléviseur, la radio, les outils de messagerie instantanée ou le client e-mail. Vous méritez ces 15 minutes de votre vie, ne l’oubliez pas ! (Pour les maniaques de l’urgence, sachez que si une information réellement urgente doit vous être transmise, elle vous sera finalement transmise même si l’on n’a pas pu vous atteindre durant 15 minutes !)
Vous allez commencer par créer plusieurs zones.
Si vous avez choisi les feuilles de papier, prenez une feuille par zone. Vous les réduirez plus tard. Si vous avez choisi un support électronique, faites des ‘chapitres’ ou des ‘documents’. Il faut néanmoins que vous puissiez avoir toutes les zones visuellement accessibles.
Voici les noms de ces zones et leur intitulé respectif:
- EN ATTENTE : J’attends sur ces personnes…
- PROJETS : Je suis impliqué dans ces projets…
- A FAIRE : Mes tâches à réaliser…
- UN JOUR, PEUT ETRE : Mes rêves, envies, objectifs personnels…
- AGENDA : Mes prochains rendez-vous…
- REFERENCE : A titre de référence…
Cela fait en tout 6 zones. Créez ces zones avec leur titre et leur intitulé! Comme le montre l'image ci-dessous:
Si vous voyez précisément comment remplir ces listes, vous pouvez descendre quelques paragraphes plus bas. Sinon, continuez la lecture ci-dessous pour obtenir des informations sur ces listes.
Voici comment remplir ces zones:
EN ATTENTE
Vous y placerez toutes les actions dont vous attendez un résultat par une autre personne. Quelques éléments : votre conjoint-e, vos enfants, vos collègues, vos amis, votre patron. Les résultats peuvent être des ‘réponses à des questions’, des documents, des informations diverses.
Exemples :
- (Serge) me doit 120 francs
- (Aline) liste des modifications à effectuer pour le projet ARA
- (Marc) réponse pour voyage Milan
PROJETS
Vous y placerez les projets dans lesquels vous êtes actuellement impliquée, personnellement ou professionnellement. Pour rappel : considérez un projet comme un objectif global à atteindre pour lequel il faudra réaliser plusieurs actions.
Exemples :
- (perso) blog supercoach
- (perso) déménagement
- (perso) vente de la voiture
- (prof.) sélection d’un outil CRM
- (prof.) recrutement d’une stagiaire marketing
- (prof.) nouvelle proposition du règlement interne
- (prof.) audit du projet K2000
A FAIRE
C’est ici qu’entreront tous les éléments faisant actuellement pression sur vous. Ils peuvent être personnels ou professionnels. Leur point commun ? Ce sont des actions que vous devez réaliser et ceci, à court terme !
Exemples :
- (perso) faire la vaisselle
- (perso) paiement de l’impôt échelonné
- (perso) rappeler la secrétaire de l’institut
- (perso) article : le mindsweep
- (perso) appeler fred pour repas
- (perso) faire un backup de mes emails
- (perso) appeler le garagiste pour évaluation de la voiture
- (prof.) contacter le boss pour contrat K2000
- (prof.) mettre à jour l’agenda partagé
- (prof.) réaliser le cahier de charges pour la future stagiaire
- (prof.) lire contrat K2000
remarque : il y a de fortes chances pour que certains de vos éléments ‘A FAIRE’ concernent des éléments placés dans la feuille ‘PROJETS’.
UN JOUR, PEUT ETRE
Vous y placerez des éléments pour lesquels vous n’êtes pas disponible actuellement. Ces idées vous tiennent à cœur et vous aimeriez les réaliser ou y apporter votre contribution à moyen terme.
Exemples :
- visiter Pékin
- visiter Kyoto
- visiter Paris
- partir en week end avec ma chère et tendre
- prendre des cours de photographie
- concevoir la nouvelle apparence du blog supercoach
AGENDA
Dans cette zone seront placées toutes vos obligations envers d’autres personnes et pour lesquelles une heure a été définie. Il peut être tentant d’y placer des ‘actions’ ou des ‘tâches’ mais ne cédez surtout pas à cette tentation !
Exemples :
- lundi : séminaire CRM 14h
- lundi : dîner - marc 19h
- mardi : karaté 16h au lieu de 18h !
- jeudi : déjeuner – anciens du collège, SIP 12h30
- jeudi: cours « réseautage », école des arches, 18h
- vendredi : physio 8h30
- samedi: déjeuner – maman 12h
- samedi : anniversaire céline 21h
REFERENCE
Dans cette zone, entrez-y tout ce qui va vous passer par la tête, que vous ne devez surtout pas oublier mais qui ne demande aucune action spécifique.
Exemples :
- Marc MAJEUR : tél +41 22 145 89 12
- Paiement leasing mars 2003 payé le 24 février
- Liste : sept critères pour un bon recrutement
Bon. Je ne sais pas trop quoi mettre ici mais vous voyez le concept : on place dans ‘REFERENCE’ tout ce qui doit être noté quelque part mais on ne sait pas exactement où.
C'est parti...
Votre support est prêt, vous avez défini vos zones, vous disposez de quinze minutes de tranquillité, vous pouvez commencer à remplir ces feuilles. Remplissez-les sans trop réfléchir, il n’y a pas d’ordre précis, suivez les idées telles qu’elles se présentent à votre esprit !
Continuez la lecture de cet article à la fin de votre mindsweep !
Bilan (déjà?)
Si vous avez bien joué le jeu, vous devriez avoir des éléments dans toutes les feuilles. Certaines seront plus remplies que d’autres, c’est tout à fait normal. Certaines ne sont pas du tout remplies : c’est également normal !
Vous disposez devant vous de la première ébauche d’une « photo » de vous, dans votre vie, votre quotidien, vos projets et vos ambitions. Bien entendu : cette photo n’est complète, il n’est pas possible de tout pouvoir placer dans ces supports en seulement quinze minutes.
C’est la raison pour laquelle vous vous êtes engagée à revenir sur votre support d’ici quelques heures. Puis demain. Puis après demain. Puis après quatre jours, puis chaque semaine. Jusqu’à la fin du mois de mars.
Nous en discuterons d’ici là, avec quelques précisions tout au long du parcours pour vous aider à mieux réaliser votre mindsweep !
Pendant toute la partie, n’hésitez pas à venir poser vos questions dans les commentaires de cet article. J’essayerai d’y répondre de la manière la plus précise possible.
Je vais moi aussi jouer ce jeu. Je placerai mes feuilles dans mon sac, je pourrai ainsi également les compléter si des idées me viennent à l’esprit lorsque je ne suis pas chez moi. Je publierai l’état de ces feuilles au fur et à mesure qu’elles évolueront, si elles évoluent ...
Décidemment.......j'ai de nouveau pondu un roman. =/
Work-life balance
http://www.dilbert.com/comics/dilbert/archive/dilbert-20060224.html
Ou comment résumer en quelques mots la situation vécue aujourd’hui par de nombreux professionnels, à savoir, un décalage total entre les priorités personnelles (la famille, l’emploi, le sport, le repos, les vacances, la santé, l’hygiène, l’alimentation, les tâches ménagères, le sentimental, le sommeil, …) et les priorités telles qu’elles sont vécues au quotidien : boulot, vacances, et éventuellement de la place pour un troisième !
Why remember things I can write down ?
http://www.dilbert.com/comics/dilbert/archive/dilbert-20060223.html
Pourquoi se souvenir de choses que l’on peut écrire ? L’une des étapes importantes de l’année 2005 a été pour moi d’appliquer ce principe. L'objectif étant de « déléguer » la responsabilité de « se souvenir » à une tierce partie.
Cette tierce partie pouvant être un bloc-notes, un fichier texte, une feuille A4 régulièrement mise à jour, l’agenda du téléphone mobile, un logiciel de planification et organisation personnelle, ou tout autre support avec lequel je peux aisément communiquer.
Qu’est-ce que cela apporte ? Une ‘partie’ de votre esprit est libérée et n’est plus chargée de s’en souvenir. L’information dont l’on n’a plus besoin à tout moment est alors ‘oubliée’ mais reste toutefois accessible dès que nécessaire. Comment atteindre ce résultat ? Grâce au Mindsweep, littéralement "balayer l’esprit" dont je parle dans l'article suivant.
Un collaborateur de plus a été formé hier aux principes de la méthode GTD, qui je le rappelle est une méthode d’organisation et gestion personnelle du temps et du stress.
Premières impressions : très positives ! Il n’arrête pas de me poser des questions et vu sa fonction actuelle, il est possible qu’un cours soit donné à l’ensemble des collaborateurs !
Cela monte le nombre de pratiquants à trois, moi y compris. Je vous l’avais dit, c’est un vrai virus ce truc !
- movies.txt : dans laquelle j'entre tous les films que je vois. Chaque entrée contient le titre du film, le lieu où je l'ai visionné, la date et les personnes avec qui je me trouvais.
- books.txt : simplement parce que ces derniers temps, je lis pas mal et qu'il serait sympa de noter quelque part ce qui me passe sous les yeux. En ce moment : "La Stratégie Ender", science-fiction dont j'apprécie chaque page l'une après l'autre (merci Séverine si tu passes par ici!)
Pour être honnête, je ne pensais pas y arriver si vite. Plus particulièrement, si peu de temps après avoir terminé la première collecte et premier traitement de mon in-basket physique. Soyons pragmatique : c’est terminé : ma boîte de réception est vide et je voulais en partager certains points avec vous.
Inbox : vide !
Il faut admettre que j’ai quelque peu triché : j’utilisais déjà des méthodes de filtrage et d’organisation de messagerie avant d’activer GTD. Tout mon système de priorités était en place, je sais toujours à qui je dois répondre dans les 10 minutes, la journée ou la semaine, les listes de diffusion sont toutes traitées automatiquement. Mais la boîte de réception ne se vidait tout de même pas !
Ne pas quitter la boîte de réception sans accord direct !
Qu’est-ce qui ne jouait pas ? Je crois que la plus grave erreur est d’avoir laissé les messages quitter la boîte de réception sans mon autorisation. Des courriers étaient ‘hors de vue’ car déjà classés, bien qu’encore non lus et mon esprit devait les considérer comme du « faut que je lise ça, mais pas maintenant ! »
Mon conseil : n’hésitez pas à créer des filtres pour vos messages mais respectez scrupuleusement la règle ci-dessous :
Seul le courrier non sollicité (le spam en gros) peut être
autorisé à sortir de la boîte de réception sans votre approbation !
Et les listes de diffusion ?
Il est tentant de classer automatiquement les messages dans leur dossier respectif. Très tentant. Mais c’est un piège ! Le message est ainsi classé et a ainsi de fortes chances d’échapper à votre flux de traitement de la boîte de réception.
filtrés, mais pas rangés!
L’une des forces de la méthode GTD et sûrement d’autres méthodes de gestion personnelle est cette mise en place d’un point d’arrivée UNIQUE de toute l’information. Le seul moyen d’obtenir la « ceinture noire » est donc de tout faire arriver en un point.
Il ne faudra cependant pas confondre ‘point d’arrivée unique’ et ‘désordre’ ! Les clients de messagerie sont tous équipés de systèmes de filtrage automatique et surtout : d’actions automatiques, via les règles de messagerie! Il faut donc les utiliser.
Je conseille trois approches :
- par les dossiers (moins efficace)
- par les couleurs (plus efficace)
- par les labels (ceinture noire)
L’approche dossiers (celle que j’ai pour l’instant, mais ne me copiez pas) vous permet d’effectuer un premier tri rapide des messages. Malheureusement, bien que toujours dans la boîte de réception, la création de sous-dossiers peut inconsciemment vous désolidariser de ces conteneurs et vous faire oublier leur existence.
Il existe cependant un dossier à placer dans la boîte de réception : le courrier prioritaire ! Le repérage du courrier prioritaire mérite une discussion à lui seul alors, passons !
La seconde approche, des couleurs, est bien plus efficace. Tous les messages restent dans la boîte de réception et vous ne les perdez pas de vue. Cependant, les messages sont déjà visuellement repérables et vous pourrez y appliquer soit le système de contextes (voir GTD) ou un système de priorités (rouge, jaune, vert, gris, etc.)
La troisième approche, les labels, est à mon avis la plus puissante : le décodage visuel est rapide,il peut être combiné aux couleurs (encore plus rapide) et surtout : vous permettre un filtrage par mots si la quantité de messages devient conséquente. Seul hic : il faut posséder un client de messagerie capable de le faire. Outlook Express ne semble pas permettre de labelliser les sujets de messages dans les règles de messagerie. Dommage !
Finalement, certains choisissent le mode ‘digest’ dans les listes de diffusion. A savoir : un message résumant tous les échanges de l’heure, de la journée, voire de la semaine. A oublier immédiatement : les idées ne sont pas séparées et vous devez recréer le conteneur vous-même pour le placer à la bonne place si vous ne souhaitez pas stocker du bruit. A oublier donc !
De multiples comptes
Les comptes de messagerie sont gratuits. L’époque où l’on doit payer pour un service de messagerie performant, fonctionnel et disposant d’assez d’espace disque est révolue ! (Si vous n’avez pas de compte GMail (accès web ou POP, sécurisé, 2go d'espace disque, comptes illimités avec le temps), contactez-moi par e-mail pour que je vous y invite.) Les clients de messagerie sont eux aussi tous prêts à cela. Alors ne vous gênez pas : profitez-en !
Créez un compte de messagerie par ‘thème’ ou ‘audience cible’. Si vous participez à des listes de diffusions, disposez d’un compte par ‘thématique’. Par exemple : management, informatique, insectes, personnel et professionnel.
les comptes multiples, à l'oeuvre
L’utilisation d’un client de messagerie sera ainsi inchangée mais vous pourrez néanmoins en cas de nécessité accéder à vos comptes (via web ou téléphone portable) sans devoir passer au travers de plusieurs dizaines de messages inutiles dans votre contexte.
Voici pour les nouveautés dans ma gestion de la messagerie, qui semble à présent me permettre de nettoyer ma boîte de réception de tous messages après avoir pris la décision de les placer soit dans @reference, @un-jour, @a-faire, ou Poubelle !
Merci GTD ! ;)
Bon ben à défaut de pouvoir vous publier le ou les articles prévus pour manque de temps, je partage tout de même l'état actuel de mon in-basket, fin de la phase de collecte:
Pas mal n'est-ce pas ? Si l'on compare avec l'état une semaine plus tôt:
On constate tout de même un sacré changement. Pour les détracteurs , je tiens à préciser que les documents n'ont pas été 'déplacés' en dehors du champ de vision et les boîtes noires ne sont pas devenues oranges mais vides ; )
Et finalement, mon in-basket pour la seconde phase, comme prévu, adapté à la quantité de documents pouvant potentiellement arriver entre deux contrôles hebdomadaires (weekly review) :
L'anecdote de l'article : mon in-basket au début de la semaine regroupait des documents administratifs datant de 2002. Donc, eparpillés un peu partout dans l'appartement depuis plus environ 3 ans!
La suite ?
La phase de collecte n'est pas encore terminée. C'est parti pour Outlook Express ! Mais j'ai triché, vous verrez...