Il y a quelques mois de cela, une connaissance, mais aussi un jeune entrepreneur dynamique et motivé blabla, m'a contacté pour lassister dans la mise en place de son système dinformation personnel.
Les besoins
Le cas était intéressant dans la mesure où les besoins présentaient pour moi une situation nouvelle. Comme dhabitude, je lui demande donc didentifier quels sont les sept* besoins clés auxquels ce système allait devoir répondre :
- Toujours en déplacement, il lui fallait un système dinformation disponible en tout temps, tout lieu et sans contrainte technologique ou logicielle. « Faut que je puisse gérer ma boîte depuis un cybercafé ! », comme il le disait si bien. Une application web était déjà pseudo-convenue davance ;
- La solution envisagée devait lui permettre de gérer différentes fonctions de toute entreprise indépendante : sa compta, ses relations avec la clientèle, des descriptifs et documents sur ses produits, ou plutôt services ;
- Mais aussi permettre de créer de nouvelles fonctions premières : donc ne pas se retrouver devant un menu horizontal à cinq entrées et ne pas pouvoir en rajouter une sixième ;
- Gérer tous ses documents : il passe énormément de temps à parcourir de multiples sources dinformations sur la toile et doit pouvoir effectuer des copier-coller à perte de vue dans sa solution tout en ayant la possibilité de les retrouver (recherche) et de les réorganiser (navigation hiérarchique ?) le plus simplement du monde (ben tiens) ;
- Il fallait que ça aille vite, que ce ne soit pas cher, et que ce soit le plus sécurisé possible (ignore, ignore, ignore) ;
- Il fallait pouvoir anticiper le cas où il engagerait un ou deux collaborateurs (je vois venir la secrétaire sexy et le développeur junior sous-payé avec cinq ans dexpérience dans toutes les technologies présentes sur le marché depuis deux ans) et quil souhaiterait leur donner accès à des parties de son système ;
- Il ne voulait aucunement devoir gérer le côté technique de tout cela, cest déjà son boulot alors ne pas en rajouter !
Jai relevé le défi, surtout par intérêt personnel dans la mesure où être rémunéré pour chercher une information dont on a soi-même besoin est toujours une ubaine !
Coup dil à lhorizon
Ma première hypothèse sorientait vers lachat/acquisition dun CMS (Content Management System ou Système de Gestion de Contenu pour les anglophobes). Seulement, deux opportunités se sont présentées à mes yeux : dun côté des solutions chères et contraignantes au niveau de la dépendance fournisseur-utilisateur, dun autre côté, des solutions gratuite, ouvertes mais demandant une maintenance et de mettre les main dans le cambouis, ce qui aurait violé les points 7 et 5 de la fiche besoins-clés.
Il fût assez rudimentaire de réaliser une esquisse de cahier de charges. Cela consistait plus ou moins en un étalage pseudo-technique des sept besoins cités ci-dessus. Lune de mes techniques à ce niveau est didentifier quels sont les mots-clés quun éventuel prestataire pourrait placer sur ses descriptifs produit puis den constituer une requête de recherche pour Google et consorts. Je nobtins que des liens vers des articles de journaux orientés SAP et autres solution verticales intégrées à plus de trois zéros la journée de maintenance. En débridant peu à peu ma requête, un terme apparût de plus en plus dans les résultats : wiki.
Ce sera un wiki!
Je reprends la définition de wikipedia, comme dhabitude (ne pas réinventer une roue) :
« Un wiki est un site web dynamique dont tout visiteur peut modifier les pages à volonté. Il permet non seulement de communiquer et diffuser des informations rapidement (ce que faisait déjà Usenet), mais de structurer cette information pour permettre d'y naviguer commodément. Il réalise donc une synthèse des forums Usenet, des FAQ et du Web en une seule application intégrée (et hypertexte). » source : wikipedia
Jen avais déjà bien entendu parler de ces wiki. Tout veilleur chevronné ou simplement attentif au phénomène des blogs ne peut rater cette grande sur du blog. Je métais déjà fait une idée dessus et savais plus ou moins quand morienter vers lun et quand morienter vers lautre.
Je ne sais pas pourquoi.. je ny ai pas pensé comme par hasard lorsque cela sest avéré nécessaire. Pourtant, les 7 besoins clés étaient atteints ! Le wiki répond de par sa nature aux quatre premiers besoins : accessibilité via un navigateur, différentes fonctions dentreprise individuelle gérables via lapplication, orienté vers lévolution et permettant la gestion et lorganisation de documents.
Il ne restait plus que trois points à satisfaire (accès sécurisé, pas cher, multi-utilisateurs et hébergé à distance), cela consistait en gros à parcourir les différentes offres dhébergement de wikis en ligne.
La mise en place
La mise en place fût plus rapide que prévue. La majeure partie du temps fût dédiée à imaginer un concept dorganisation des menus et documents lui permettant au mieux de gérer son activité. Javais deux avantages de mon côté : il ny avait pas dexistant à prendre en compte si ce nest sa compta sous feuille Excel et il sait très bien se comporter comme un utilisateur et mettre de côté son côté geek quand cela savère nécessaire.
Une arborescence de base fût créée :
- Administratif
- Clients
- Compta
- Documents-KB
- Documents-produits
- Documents-veille
- Projets
Sept sections, un hasard cette fois, dans lesquelles il serait en mesure de placer et dorganiser le contenu comme bon lui semblerait. Pour la compta et bien, nous avons fini par faire dans la simplicité : la section compta contenait une feuille Excel quil téléchargeait sur son lieu de travail, modifiait puis renvoyait dans le wiki. Il était prévu de régler ce problème dans les semaines suivant la mise en ligne de la solution mais il nen fût rien
il ne me contacta plus durant six mois.
Six mois plus tard
Cest par un total hasard que je lai croisé il y a quelques jours une salade dans les mains « cest pour Sandrine (nom demprunt), elle est devenue végétarienne cette
! » Fatalement, je pris des nouvelles de la chose et la surprise fût totale. « On va vite fait boire un verre chez XXX, ils ont le wifi (et oui, les bars genevois ont enfin compris que le wifi devenait un service nécessaire pour attirer une clientèle comme nous, enfin !) je te montre en live et comme ça jen profite pour te demander un truc! ».
Son petit portable, dune marque dont je ne citerai pas le nom, démarre, il se connecte et je reconnais aussitôt le logo du portail dhébergement de wikis. Il y a toujours les sept menus, la mémoire me revient : il a juste supprimé la section Documents-KB et créé Documents en lieu et place.
Il me montre alors sa base clients, comment il a choisi dorganiser tout cela, selon les mandats, leur importance. Il me montre les différents projets en cours, les spécifications, deux trois modèles, et même deux trois idées à létat de lampe dessinée au-dessus du front.
Viennent ensuite les réjouissances de sa comptabilité. Il sest amusé à créer une page contenant un historique vers les sauvegardes mensuelles de ses fichiers Excel. Il na toujours pas changé de méthode de saisie : on ne change pas une équipe qui gagne !
Il clique finalement sur Documents et là je vois un arbre organisé. Il sest même constitué une petite section secrète : pas de lien daccès, il faut taper un terme de recherche pour arriver dans la page où il samuse à placer tous ses mots de passe.
Je suis épaté. Il est allé bien plus loin que je ne laurais imaginé. Cétait la première fois que je voyais un wiki en production, utilisé comme système dinformation central dune entreprise de 1 employé.
Je lui ai encore posé deux trois questions, sur sa satisfaction, la performance, la manière dont il gérait ses sauvegardes, etc. en prenant bien note de ses réponses. On ne sait jamais, si je me retrouve dans d'autres cas similaires...
Finalement, je lui ai posé la question ultime : « comment marche ton business ? » « Ca roule. Je ne roule pas sur lor mais largement de quoi vivre et pas me casser la tête. »
Je lui répondis quil était alors peut être temps de faire un don raisonnable aux fournisseurs du wiki en ligne, la solution était gratuite et cest vrai que cela la aidé lors du démarrage. Il ma écouté. Je ne dirai pas combien il a versé mais il a su faire acte honorable et finalement payer le service rendu.
Conclusion
Les wiki jen entends parler de tous les côtés depuis deux ans environ. Jen ai testé quelques-uns et ils mont tous paru barbares et totalement an-ergonomiques de surcroît. Je nai jamais été convaincu. A présent je sais pourquoi : dans tous les articles que jai lus le wiki est considéré à son état embryonnaire. On ne le montre jamais quand il tourne et que des gens vivent et nourrissent leur famille en partie grâce à une telle application. Le message passe autrement, et je suis à présent convaincu de la puissance dun tel outil et surtout de son application dans le cadre dune activité réunissant peu de collaborateurs.
Petit mot de la fin, consultants, intégrateurs et autres prestataires, si vous utilisez des services open-source, libres et surtout gratuits, noubliez pas quun jour ou lautre il est sage de retourner le service rendu et de sortir un peu dargent de votre poche. Tout travail mérite salaire, surtout si lon en a tiré une totale satisfaction.
* : Je demande sept besoins-clés à mes clients pour plusieurs raisons. Premièrement pour lapproche psychologique : cela déclenche usuellement une réaction de curiosité immédiate et donc, dadhésion au concept même sil paraît infondé au premier abord. Je présente cette méthode de manière assurée et convaincue, de plus le chiffre sept bénéficiant généralement dun contexte socio-psychologique favorable, le client est dès lors plus enclin à accepter la proposition.
Deuxièmement, pour lapproche stratégique mais aussi tactique du projet : sept besoins ce nest pas dix ni cinquante, cest sept. Point barre. On en reste à lessentiel, au prioritaire, et si nécessaire, on zoome dans les sept besoins-clés pour y définir dautres sous-besoins.
Troisièmement : cela me permet dorienter le bilan du projet sur sept points-clés lorsque je présente la solution finale en disant haut et fort « Cette solution répond prioritairement à vos sept besoins-clés et ne pourra vous apporter quune plus-value selon la solution choisie.
Oui je sais, cest un peu de la manipulation. Mais bon
**: L'entreprise individuelle est la forme juridique suisse désignant un indépendant.
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