Utilisation d'un wiki au sein d'une entreprise individuelle

Il y a quelques mois de cela, une connaissance, mais aussi un jeune entrepreneur dynamique et motivé blabla, m'a contacté pour l’assister dans la mise en place de son système d’information personnel.

Les besoins

Le cas était intéressant dans la mesure où les besoins présentaient pour moi une situation ‘nouvelle’. Comme d’habitude, je lui demande donc d’identifier quels sont les sept* besoins clés auxquels ce système allait devoir répondre :

- Toujours en déplacement, il lui fallait un système d’information disponible en tout temps, tout lieu et sans contrainte technologique ou logicielle. « Faut que je puisse gérer ma boîte depuis un cybercafé ! », comme il le disait si bien. Une application web était déjà pseudo-convenue d’avance ;

- La solution envisagée devait lui permettre de gérer différentes fonctions de toute entreprise indépendante : sa compta, ses relations avec la clientèle, des descriptifs et documents sur ses produits, ou plutôt services ;

- Mais aussi permettre de créer de nouvelles ‘fonctions’ premières : donc ne pas se retrouver devant un menu horizontal à cinq entrées et ne pas pouvoir en rajouter une sixième ;

- Gérer tous ses documents : il passe énormément de temps à parcourir de multiples sources d’informations sur la toile et doit pouvoir effectuer des copier-coller à perte de vue dans sa solution tout en ayant la possibilité de les retrouver (recherche) et de les réorganiser (navigation hiérarchique ?) le plus simplement du monde (ben tiens) ;

- Il fallait que ça aille vite, que ce ne soit pas cher, et que ce soit le plus sécurisé possible (ignore, ignore, ignore) ;

- Il fallait pouvoir anticiper le cas où il engagerait un ou deux collaborateurs (je vois venir la secrétaire sexy et le développeur junior sous-payé avec cinq ans d’expérience dans toutes les technologies présentes sur le marché depuis deux ans) et qu’il souhaiterait leur donner accès à des ‘parties’ de son système ;

- Il ne voulait aucunement devoir gérer le côté technique de tout cela, c’est déjà son boulot alors ne pas en rajouter !

J’ai relevé le défi, surtout par intérêt personnel dans la mesure où être rémunéré pour chercher une information dont on a soi-même besoin est toujours une ubaine !

Coup d’œil à l’horizon

Ma première hypothèse s’orientait vers l’achat/acquisition d’un CMS (Content Management System ou Système de Gestion de Contenu pour les anglophobes). Seulement, deux opportunités se sont présentées à mes yeux : d’un côté des solutions chères et contraignantes au niveau de la dépendance fournisseur-utilisateur, d’un autre côté, des solutions gratuite, ouvertes mais demandant une maintenance et de mettre les main dans le cambouis, ce qui aurait violé les points 7 et 5 de la fiche besoins-clés.

Il fût assez rudimentaire de réaliser une esquisse de cahier de charges. Cela consistait plus ou moins en un étalage pseudo-technique des sept besoins cités ci-dessus. L’une de mes techniques à ce niveau est d’identifier quels sont les mots-clés qu’un éventuel prestataire pourrait placer sur ses descriptifs produit puis d’en constituer une requête de recherche pour Google et consorts. Je n’obtins que des liens vers des articles de journaux orientés SAP et autres solution verticales intégrées à plus de trois zéros la journée de maintenance. En débridant peu à peu ma requête, un terme apparût de plus en plus dans les résultats : wiki.

Ce sera un wiki!

Je reprends la définition de wikipedia, comme d’habitude (ne pas réinventer une roue) :
« Un wiki est un site web dynamique dont tout visiteur peut modifier les pages à volonté. Il permet non seulement de communiquer et diffuser des informations rapidement (ce que faisait déjà Usenet), mais de structurer cette information pour permettre d'y naviguer commodément. Il réalise donc une synthèse des forums Usenet, des FAQ et du Web en une seule application intégrée (et hypertexte). » source : wikipedia

J’en avais déjà bien entendu parler de ces wiki. Tout veilleur chevronné ou simplement attentif au phénomène des blogs ne peut rater cette ‘grande sœur’ du blog. Je m’étais déjà fait une idée dessus et savais plus ou moins quand m’orienter vers l’un et quand m’orienter vers l’autre.

Je ne sais pas pourquoi.. je n’y ai pas pensé comme par hasard lorsque cela s’est avéré nécessaire. Pourtant, les 7 besoins clés étaient atteints ! Le wiki répond de par sa nature aux quatre premiers besoins : accessibilité via un navigateur, différentes fonctions d’entreprise individuelle gérables via l’application, orienté vers l’évolution et permettant la gestion et l’organisation de documents.

Il ne restait plus que trois points à satisfaire (accès sécurisé, pas cher, multi-utilisateurs et hébergé à distance), cela consistait en gros à parcourir les différentes offres d’hébergement de wikis en ligne.


La mise en place

La mise en place fût plus rapide que prévue. La majeure partie du temps fût dédiée à imaginer un concept d’organisation des menus et documents lui permettant au mieux de gérer son activité. J’avais deux avantages de mon côté : il n’y avait pas d’existant à prendre en compte si ce n’est sa compta sous feuille Excel et il sait très bien se comporter comme un ‘utilisateur’ et mettre de côté son côté geek quand cela s’avère nécessaire.

Une arborescence de base fût créée :

- Administratif
- Clients
- Compta
- Documents-KB
- Documents-produits
- Documents-veille
- Projets

Sept sections, un hasard cette fois, dans lesquelles il serait en mesure de placer et d’organiser le contenu comme bon lui semblerait. Pour la compta et bien, nous avons fini par faire dans la simplicité : la section compta contenait une feuille Excel qu’il téléchargeait sur son lieu de travail, modifiait puis renvoyait dans le wiki. Il était prévu de régler ce problème dans les semaines suivant la mise en ligne de la solution mais il n’en fût rien…il ne me contacta plus durant six mois.

Six mois plus tard

C’est par un total hasard que je l’ai croisé il y a quelques jours une salade dans les mains « c’est pour Sandrine (nom d’emprunt), elle est devenue végétarienne cette… ! » Fatalement, je pris des nouvelles de la chose et la surprise fût totale. « On va vite fait boire un verre chez XXX, ils ont le wifi (et oui, les bars genevois ont enfin compris que le wifi devenait un service nécessaire pour attirer une clientèle comme nous, enfin !) je te montre en live et comme ça j’en profite pour te demander un truc! ».

Son petit portable, d’une marque dont je ne citerai pas le nom, démarre, il se connecte et je reconnais aussitôt le logo du portail d’hébergement de wikis. Il y a toujours les sept menus, la mémoire me revient : il a juste supprimé la section ‘Documents-KB’ et créé ‘Documents’ en lieu et place.

Il me montre alors sa base clients, comment il a choisi d’organiser tout cela, selon les mandats, leur importance. Il me montre les différents projets en cours, les spécifications, deux trois modèles, et même deux trois idées à l’état de lampe dessinée au-dessus du front.

Viennent ensuite les réjouissances de sa comptabilité. Il s’est amusé à créer une page contenant un historique vers les sauvegardes mensuelles de ses fichiers Excel. Il n’a toujours pas changé de méthode de saisie : on ne change pas une équipe qui gagne !

Il clique finalement sur ‘Documents’ et là je vois un arbre organisé. Il s’est même constitué une petite section secrète : pas de lien d’accès, il faut taper un terme de recherche pour arriver dans la page où il s’amuse à placer tous ses mots de passe.

Je suis épaté. Il est allé bien plus loin que je ne l’aurais imaginé. C’était la première fois que je voyais un wiki en ‘production’, utilisé comme système d’information central d’une entreprise de 1 employé.

Je lui ai encore posé deux trois questions, sur sa satisfaction, la performance, la manière dont il gérait ses sauvegardes, etc. en prenant bien note de ses réponses. On ne sait jamais, si je me retrouve dans d'autres cas similaires...

Finalement, je lui ai posé la question ultime : « comment marche ton business ? » « Ca roule. Je ne roule pas sur l’or mais largement de quoi vivre et pas me casser la tête. »
Je lui répondis qu’il était alors peut être temps de faire un don raisonnable aux fournisseurs du wiki en ligne, la solution était gratuite et c’est vrai que cela l’a aidé lors du démarrage. Il m’a écouté. Je ne dirai pas combien il a versé mais il a su faire acte honorable et finalement payer le service rendu.

Conclusion

Les wiki j’en entends parler de tous les côtés depuis deux ans environ. J’en ai testé quelques-uns et ils m’ont tous paru barbares et totalement an-ergonomiques de surcroît. Je n’ai jamais été convaincu. A présent je sais pourquoi : dans tous les articles que j’ai lus le wiki est considéré à son état embryonnaire. On ne le montre jamais quand il tourne et que des gens vivent et nourrissent leur famille en partie grâce à une telle application. Le message passe autrement, et je suis à présent convaincu de la puissance d’un tel outil et surtout de son application dans le cadre d’une activité réunissant peu de collaborateurs.

Petit mot de la fin, consultants, intégrateurs et autres prestataires, si vous utilisez des services open-source, libres et surtout gratuits, n’oubliez pas qu’un jour ou l’autre il est sage de retourner le service rendu et de sortir un peu d’argent de votre poche. Tout travail mérite salaire, surtout si l’on en a tiré une totale satisfaction.




* : Je demande ‘sept’ besoins-clés à mes clients pour plusieurs raisons. Premièrement pour l’approche psychologique : cela déclenche usuellement une réaction de curiosité immédiate et donc, d’adhésion au concept même s’il paraît infondé au premier abord. Je présente cette méthode de manière assurée et convaincue, de plus le chiffre sept bénéficiant généralement d’un contexte socio-psychologique favorable, le client est dès lors plus enclin à accepter la proposition.
Deuxièmement, pour l’approche stratégique mais aussi tactique du projet : sept besoins ce n’est pas dix ni cinquante, c’est sept. Point barre. On en reste à l’essentiel, au prioritaire, et si nécessaire, on zoome dans les sept besoins-clés pour y définir d’autres sous-besoins.
Troisièmement : cela me permet d’orienter le bilan du projet sur sept points-clés lorsque je présente la solution finale en disant haut et fort « Cette solution répond prioritairement à vos sept besoins-clés et ne pourra vous apporter qu’une plus-value selon la solution choisie.
Oui je sais, c’est un peu de la manipulation. Mais bon…

**: L'entreprise individuelle est la forme juridique suisse désignant un indépendant.