Check-list : 7 points pour mieux communiquer par email à mon bureau ou chez moi
- J'ai été bref.
Mon interlocuteur n’a peut être ni le temps ni la motivation de lire l’ensemble de mon message. Je réserve donc mes longs romans à mes proches!
Je sais que la communication au bureau doit être efficace (aller droit au but, et vite)!
Si le message est vraiment long, j’ai récapitulé les sujets abordés en tête de message, les décisions à prendre et éventuellement les délais de réponse pour mon interlocuteur.
- J'ai placé les destinataires dans les champs adéquats.
Tout client de messagerie électronique propose trois champs de destinataires :
le(s) destinataire(s) direct(s) (champ ‘to’ ou ‘à’)
Pour le destinataire uniquement. Il ne doit normalement y avoir qu’une adresse dans ce champ, ou une ‘équipe’ lorsqu’il s’agit d’une discussion de groupe ou de donner des instructions à un groupe de collaborateurs par exemple.
La question que je me pose pour déterminer qui sera dans ce champ: quels sont les destinataires dont j’attends un feedback suite à ce message ?
les copies carbones (champ ‘cc’)
Je place dans ce champ les destinataires participant indirectement aux thèmes abordés dans le message. C’est le champ que j’utilise le plus fréquemment mais je crois que pour mes collègues c’est l’inverse ! Tout destinataire dont je n’attends pas un feedback direct mais devant tout de même connaître la teneur du message est placé en ‘copie carbone’ !
les copies invisibles (champ ‘bc’ ou ‘cci’)
Ce champ inclut tous les destinataires pour qui la consultation du message est utile ou nécessaire mais dont je ne souhaite pas révéler l’identité.
En inscrivant des destinataires dans ce champ, je sais que leur adresse ne sera pas divulguée aux autres destinataires. J’utilise ce champ en cas de litige, lorsque je souhaite copier de l’information vers un compte tiers ou tout simplement lorsque je fais des envois à la liste de contacts : cela m’évite que cette liste me soit volée (cela m’a pris du temps pour la constituer) ou que chacun connaisse l’identité des autres membres de la liste !
- J’ai sélectionné le niveau de priorité adéquat.
Un message de haute priorité indique à son destinataire qu’il doit le traiter ‘avant les autres’. Mais ce message est-il de haute priorité à ses yeux ? Ou l’est-il uniquement pour moi ? N’aurais-je pas confondu la notion de priorité avec la notion d’importance ?
Si le message est important et que je dois absolument obtenir une réponse, je le précise simplement dans l’objet ou en début de message.
Finalement, j’évite au maximum d’envoyer des messages inutilement intitulés comme ‘prioritaires’ ou ’urgents’. Sinon, mon interlocuteur n’y fera plus attention et ignorera mon message lorsqu’il sera vraiment urgent…
- J’ai choisi un titre exhaustif.
Il y a de très fortes chances pour que mon destinataire sélectionne les messages par leur titre. Mon titre est-il exhaustif ? Quelles sont les chances pour que le message soit retenu par ses filtres de courrier indésirables ?
- Mon message peut être parcouru et n’est pas complexe à lire.
Mon texte est espacé, j’ai placé les termes importants en gras et j’utilise des listes là où le contenu le permet.
- La taille du message ne posera pas de problème à mon interlocuteur.
Si des images sont jointes, je les ai redimensionnées (il n’a pas besoin de voir une image de plus de 2'000 pixels de large) et converties dans des formats légers (format .jpg dans la majorité des cas).
Les autres documents ont eux été compressés avec un utilitaire de compression standard (au format .zip ou .rar) si leur taille dépasse les 300ko.
Si j’envoie des vidéos, je fais attention à les envoyer sur une adresse prévue pour cela. Si je ne sais pas, dans le doute, je lui envoie simplement un lien vers le document.
- Je n’ai pas besoin d’une réponse dans la minute ou dans l’heure.
Car mon interlocuteur est peut être occupé.
Sinon, j’aurais simplement décroché mon téléphone et laissé un message sur son affreux répondeur...